La automatización robótica de procesos (RPA) es una nueva herramienta tecnológica que automatiza piezas enteras o actividades de procesos de negocio. Con esta tecnología, los robots de software realizan una secuencia de pasos a través de varios sistemas de la misma manera que una persona estaría obligada a hacerlo. RPA permite el transporte de información entre sistemas automáticamente, pudiendo escanear de una manera segura, rápida y eficiente varios procesos.
Al ser una tecnología reciente con un gran potencial para áreas de negocio con un enfoque menos invasivo y más cerca de las prácticas de mejora de procesos, es natural que haya varias dudas sobre su aplicación, viabilidad, seguridad y escalabilidad. Por lo tanto, hemos seleccionado cinco preguntas habituales.
¿Qué tan rápido se puede implementar RPA?
Con el crecimiento de la agilidad y la presión por los resultados en escenarios inciertos, hay una creciente demanda de entregas más pequeñas y constantes y con resultados percibidos de una manera más tangible en poco tiempo.
RPA puede comenzar localmente con algunas automatizaciones aisladas para la experimentación. De hecho, RPA de baja complejidad puede tardar dos semanas en desarrollarse y ponerse en funcionamiento. Sin embargo, no se trata sólo de automatización, también es importante desarrollar una estrategia RPA para la organización.
Para que el RPA se implemente a nivel corporativo, debemos considerar las iniciativas con mayor ROI, desarrollo, operación y gobernanza. En este sentido, es posible estructurar el RPA como un programa de extremo a extremo en un período de seis a doce meses.
¿Cómo puede la organización acelerar la iniciativa RPA?
El primer factor crítico es pensar en RPA como una estrategia y un proceso que contempla la gestión de la demanda, el desarrollo, el funcionamiento y la gobernanza. Otro factor de éxito crítico es el soporte constante y la alineación entre las áreas de negocio y TI, de tal manera que el enfoque sea ágil, seguro y altamente medible.
Debe entenderse como una herramienta para acelerar la transformación digital y, especialmente, la mejora del proceso en la organización. Debido a que es un enfoque con menor costo de ejecución en comparación con otros frentes tecnológicos, permite que muchas acciones costosas se vuelvan viables.
RPA tiene una alta sinergia con programas de mejora de procesos como Lean Six Sigma y PDCA que pueden servir como puntapié, permitiendo que se utilice en un contexto sistemático de la realización de proyectos altamente basados en datos.
En un punto de vista, una práctica de automatización bien engrasada y madura tendrá funciones y responsabilidades claramente definidas, matriz de escalado y cadencia, y un modelo operativo de automatización integral. Existe la copropiedad entre los departamentos de TI y de negocios y, por lo general, una asociación estratégica con un proveedor externo.
¿RPA es seguro?
En primer lugar, tenemos que tener claro que es probable que la automatización con RPA reemplace las actividades humanas, repetitivas y de bajo valor agregado.
La iniciativa RPA puede servir como palanca para permitir a las personas tomar más tiempo para la mejora de procesos, la innovación y la resolución de casos de negocios, y esto tiene un gran potencial en términos de empoderamiento del equipo y evaluación de ganancias residuales con productividad. Empoderar a los equipos de liderazgo y organización de manera diferente, es parte de la gestión del cambio a partir de la expansión de la automatización de procesos.
Con respecto a la seguridad de la información, es importante que el proveedor de plataforma de automatización comprenda si su organización tiene una estrategia de servidor dedicada o una solución en la nube para llevar adelante la integración eficazmente.
¿Hay ganancias más allá de la productividad con RPA?
La primera ganancia es la productividad, la segunda ganancia es con el costo de oportunidad de los recursos humanos con actividades más nobles y la tercera ganancia es el aumento de la densidad digital que permite la generación de información a partir de informes más precisos y la creación de nuevos modelos de negocio.
RPA se puede integrar fácilmente en IA y ML para que las organizaciones puedan seleccionar conjuntos de datos de mejor calidad si aún no lo hacen. Los ejecutivos pueden recopilar y consumir mucha información del mercado para cumplir con su métrica y los robots pueden ser un socio estratégico en dicha recolección.
¿Cómo calculamos el ROI para el RPA? ¿Cómo medimos el éxito del RPA?
Los procesos automatizados con un buen ROI tienen una amortización de 3 meses a 12 meses, pero, teniendo en cuenta la estrategia de la organización, las ganancias pueden ser indirectas, siempre y cuando estén claras y alineadas con la estrategia de la organización.
Es posible pensar en su iniciativa RPA de forma rápida, segura, escalable, rentable y medible. Para ello, es importante pensar en RPA como una estrategia o un programa y no sólo una automatización local. Con este enfoque, tendrás más posibilidades de éxito en este viaje de transformación digital de adentro hacia afuera.
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