A la hora de iniciar un nuevo proyecto, introducir cambios en un producto o un servicio existente o desarrollar nuevas funcionalidades en una herramienta digital aparecen siempre conflictos de intereses entre las diferentes partes involucradas.
La falta de alineamiento genera dudas sobre qué rol juega cada actor, falta de claridad sobre los alcances, los riesgos o los impactos vinculados a ese proyecto e incluso divergencias sobre qué es lo que el cliente en verdad requiere. ¿El resultado? Enormes diferencias de expectativas y necesidades entre los diferentes miembros del equipo.
Para minimizar esas brechas, existe la práctica de la incepción, que se define precisamente como “un conjunto de dinámicas colaborativas orientadas a involucrar a las personas involucradas en un proyecto hacia un mismo objetivo”.
El camino de la incepción
Además de una visión compartida, la dinámica de la incepción ofrece beneficios adicionales como la capacidad de detectar lo más importante dentro del proyecto, de dimensionarlo, de entender cómo se lo puede encarar o incluso de definir una solución técnica o una MVP.
En la experiencia de Practia, un proceso de incepción consta de diez pasos. El primero, “para qué estamos acá”, se concentra en entender qué puede aportar cada participante al proyecto. Luego, el “elevator pitch” resulta clave para preparar un argumento claro y condensado que sirva para vender la idea a alguien en un momento tan breve como un viaje en ascensor.
El tercer paso es definir el propósito y el impacto de negocios: qué problema resuelve, qué ingresos genera o qué características disponibiliza. El cuarto escalón, “qué sí y qué no”, consiste en consensuar entre todos qué elementos formarán parte del proyecto final y cuáles quedarán afuera. Es una instancia clave que no debe saltarse jamás, ya que evita la creación de falsas expectativas.
Hacia la solución
Las siguientes instancias son “la comunidad” (describir el ecosistema del proyecto, incluyendo sponsors, participantes y stakeholders) y “la solución” (desafíos técnicos de arquitectura, herramientas y tecnologías a utilizar).
Así llegamos al punto siete: “los miedos”, donde se discute todo lo que puede quitar el sueño a los participantes para lograr gestionar luego esos bloqueos. El paso ocho consiste en definir el tamaño: cuánta gente tendrá el equipo, qué tipo de metodología utilizarán y cuánto tiempo podría tomarles llegar al resultado.
“Trade off” es el Paso durante el cual se intenta aclarar los puntos donde el proyecto puede volverse flexible. Por último, “cuánto nos cuesta” apunta a dilucidar si el presupuesto disponible es suficiente, si la iniciativa tiene capacidad de autofinanciarse o si será necesario apelar a un inversor o a aprobaciones presupuestarias internas.
Todos para el mismo lado
El éxito de una incepción depende de numerosos factores: de que participen personas de todas las áreas necesarias, de que haya más de un facilitador, de que las dinámicas se estructuren en grupos pequeños para facilitar la participación de todos, en que se “maten” las estructuras jerárquicas para que todos puedan opinar…
El objetivo es que sea un camino breve, donde cada paso sea consensuado -si es necesario, se rehace algún paso específico- y donde no predomina una voz de mando en particular. La incepción, en definitiva, nos permite cumplir con una premisa natural: la mejor forma de llevar un carro a destino es si todos lo empujan hacia la misma dirección.
¿Te interesa implementar el concepto de incepción antes de iniciar tu próximo proyecto? Para obtener más detalles sobre esta práctica, te recomendamos este video. Contáctanos haciendo click aquí y conoce más sobre nosotros en nuestras redes LinkedIn y Twitter.
